شش گام در فرآيند مديريت ريسك

شش گام در فرآيند مديريت ريسك

مديريت ريسك شناسايي؛ ارزيابي و كنترل ريسك‌هاي واقعي اموال؛ مسووليت و نيروي انساني است كه اين فرآيند شامل گام‌هاي زير است:

 

1) اولين گام تعريف اهدافي است كه شركت يا خانواده از فرآيند مديريت ريسك به دنبال آنها است. مهم‌ترين اهداف عبارتند از:
بقاي شركت به دنبال يك خسارت فاجعه‌آميز؛ درآمد باثبات؛ هزينه‌هاي كم در بلندمدت.
2) پس از تعيين اهداف مدير ريسك بايد ريسك‌هاي شركت يا خانواده را شناسايي كنند.
3) گام بعدي، ارزيابي خسارت بالقوه در طول دوره برنامه‌ريزي شده مرتبط با اين ريسك‌ها مي‌باشد. فرآيند ارزيابي به دليل نشان دادن ريسك‌هاي جدي‌تر و به تبع آن نشان دادن ريسك‌هايي كه نيازمند توجه فوري هستند، بسيار مهم است.
4) پس از شناسايي و ارزيابي ريسك‌ها؛ مدير ريسك بايد بهترين تركيب از ابزارهايي كه در مقابله با مشكلات ناشي از آنها كاربرد دارند را انتخاب نمايد. اين ابزارها عبارتند از:
اجتناب از ريسك؛ كاهش دادن احتمال وقوع خسارت يا در صورتي كه اتفاق افتاده، جلوگيري از توسعه دامنه آن؛ انتقال خسارت بالقوه به طرف ديگر (شركت‌هاي بيمه) نگهداري و تحمل اين خسارات توسط خود شركت.
5) پس از تعيين راه‌حل مناسب ريسك بايد تصميمات اتخاذ شده را اجرا نمايد.
6) نتايج تصميمات متخذه و اجرا شده در پنج گام اول بايد به منظور ارزيابي معقوليت آنها و تعيين اينكه آيا شرايط متغير راه‌حل‌هاي متفاوتي را ايجاب مي‌كند؛ نظارت شوند.
مساعدت‌هاي مديريت ريسك
مساعدت به يك شركت:
الف) مديريت ريسك مي‌تواند به بقاي شركت كمك كند.
ب) مديريت ريسك مي‌تواند با كاهش هزينه‌ها و افزايش درآمدها؛ سودآوري شركت را افزايش دهد.
ج) آرامش خاطري كه از مديريت ريسك حاصل مي‌شود؛ به سلامت ذهني و فيزيكي مديريت و مالكان كمك مي‌كند كه اين يك دارايي غيراقتصادي ارزشمند است.
د) مديريت ريسك مي‌تواند به ايفاي مسووليت اجتماعي شركت و تمايل براي يك تصوير عمومي خوب يا هر دو كمك كند.
مساعدت به خانواده و جامعه:
همانطور كه در بالا ذكر شد مديريت ريسك مي‌تواند به بقاي شركت كمك كند كه همين امر نيز مي‌تواند به بقاي خانواده و جامعه كمك نمايد. بنابراين مديريت ريسك مي‌تواند به افزايش سودآوري؛ ايجاد آرامش خاطر در خانواده و جامعه نيز كمك نمايد.
اهداف مديريت ريسك:
1) بقا: حفظ هزينه‌ها زير حد معين كه بالاتر از آن اين هزينه‌ها مي‌تواند ادامه بقاي شركت را مورد تهديد قرار دهند.
2) صرفه‌جويي: در صورتي كه اين هدف با ساير اهداف
(به عنوان مثال بقا) سازگار باشد، هزينه‌هاي كل مديريت ريسك را در پايين‌ترين سطح عملياتي حفظ مي‌كند.
3) سطح قابل قبولي از نگراني و اضطراب كه به آن آسودگي خاطر مي‌گويند.
4) ثبات درآمدها: محدود نمودن كاهش‌هاي پيش‌بيني نشده در عايدات يا جريانات نقدي ناشي از خسارت به يك سطح قابل قبول.
5) عدم توقف عمليات: تداوم فعاليت‌هاي كاري عادي با حداقل تاخير؛ به دنبال يك خسارت فعاليت‌هاي عادي شركت بايد در معرض حداقل توقف باشد.
6) رشد مداوم، تداوم رشد شركت؛ رشد مداوم ممكن است مستلزم تخصيص منابع قبل از وقوع هر خسارتي باشد.
7) مسووليت اجتماعي؛ محدود نمودن خسارات به كاركنان؛ عرضه‌كنندگان؛ مشتريان و اعضاي جامعه است.
وسعت وظايف مديران ريسك:
زمينه تخصصي اين وظايف عبارتند از: ريسك‌هاي اموال و مسووليت ايمني؛ تامين مالي؛ مذاكره در خصوص پوشش‌هاي بيمه؛ كنترل خسارت؛ بازنشستگي؛ مستمري‌هايي به غير از بازنشستگي. غالب‌ترين حوزه مسووليت مستقيم مديران ريسك در زمينه مذاكره در خصوص پوشش‌هاي بيمه اموال و مسووليت است.
عناوين و مشخصه‌هاي مدير ريسك:
اجراي برنامه مديريت ريسك معمولا به عالي‌ترين مقام مالي شركت واگذار مي‌شود. بخش مديريت ريسك پرسنل كمي دارد. ساختار مديريت ريسك علاوه بر مدير ريسك و منشي؛ يك مدير بيمه اموال و مسووليت و يك مدير كنترل خسارت و مدير مزاياي كاركنان را نيز شامل مي‌شود.
شناسايي ريسك:
شناسايي ريسك فرآيندي است كه توسط آن يك شركت به‌طور دائم و سيستماتيك ريسك‌هاي اموال؛ مسووليت و نيروي انساني را فورا يا قبل از اينكه به وقوع بپيوندند شناسايي مي‌كند. مدير ريسك براي شناسايي تمام خسارات بالقوه اول يك چك ليست از تمام خساراتي كه مي‌تواند براي هر موردي اتفاق بيفتد؛ نياز دارد. در واقع اين چك ليست نشان مي‌دهد كه براي مثال چه خطري در انتظار ساختمان يك شركت است. يك تقسيم‌بندي كلي در مورد خسارت عبارت است از:
1) خسارت اموال؛
2) خسارت مسووليت ناشي از صدمه زدن يا از بين بردن اموال ديگران يا جراحات شخصي به ديگران؛
3) خسارت نيروي انساني.
ريسك‌هاي نيروي انساني:
مدير ريسك به دلايل زير در مورد خسارات مالي بالقوه نيروي انساني نگران بوده و به آنها مي‌پردازد:
1) براي جذب و حفظ كاركنان.
2) براي ارتقاي روحيه و بهره‌وري كاركنان.
3) براي بهبود رفاه كاركنان.
4) ايجاد تصويري از شركت كه معرف مراقبت شركت از كاركنان مي‌باشد.
5) براي برخورداري از مزاياي مالياتي طرح‌هاي مزاياي كاركنان.
اما خساراتي كه در معرض نيروي انساني است، عبارتند از:
فوت؛ بيماري يا جراحت تصادفي و بيكاري.

منبع: كتاب مدير، تاليف تيمور آقايي 

آناليز حالات بالقوه خرابي و آثار آن (FMEA)

مفاهيم و روش پياده سازي FMEA  

در حيطه فعاليتهاي توليدي و خدماتي، مسائلي نظير: شدت رقابت، بالا رفتن توقع و تغييرات خواسته ها و انتظارات مشتري، و تحولات روز افزون فناوري، باعث افزايش تعهدات توليد کنندگان در زمينه رفع عيوب در محصول و بر طرف کردن هرگونه کمبود و انحراف در عملکرد آن است.در غير اين صورت، سهم بازار به دليل کاهش رضايت مشتري، از دست خواهد رفت.

براي تحقق هدف ياد شده، سازمان هاي امروزي از ابزاري به نام "روش هاي تجزيه و تحليل عوامل شکست و آثار آنها" يا FMEA استفاده کرد و مطمئن مي شوند که محصولي بدون عيب و قابل رقابت به بازار عرضه مي کنند.با استفاده از اين ابزار کارآمد، ميتوان حالات بالقوه خرابي در سيستم، فرآيند، محصول و خدمت را شناسايي و اولويت بندي کرد، اقدامات لازم براي حذف يا کاهش ميزان وقوع حالات بالقوه خرابي را تعريف و تعيين کرد ودر نهايت، نتايج تحليل هاي انجام شده را با هدف تهيه مرجعي کامل براي حل مشکلات آتي، به ثبت رساند.

مطالبي که ارائه می گردد ضمن معرفي مفاهيم، روش پياده‌سازي و معرفي تکنيک FMEA، انواع کاربردهاي آن را نیز در موارد مختلف: طراحي قطعه /محصول، طراحي سيستم، فرآيندهاي توليد، ماشين ها و ابزارهاي توليد و ارائه خدمات، به زباني ساده توضيح داده شده و نيازهاي مخاطب را با پيشنهادهاي اجرايي موثر برطرف ميکند.

معرفي تکنيک FMEA و اهداف آنافزايش رقابت، افزايش توقعات و تقاضاهاي مکرر مشتري و تغييرات سريع فناوري، باعث افزايش سريع تعهدات توليد کنندگان امروزي شده است. هر کمبود و انحراف در عملکرد محصول، باعث از دست دادن بازار ميشود. اين عوامل موجب شده که امروزه سازمان ها به استفاده از اين تکنيک روي آورند تا به کمک آن مطمئن شوند محصولي بي عيب و قابل رقابت روانه بازار ميکنند.

تعريف FMEA: متدولوژي يا روشي است سيستماتيک که به دلايل زير به کار مي رود:

• شناسايي و اولويت بندي حالات بالقوه خرابي در يک سيستم، محصول، فرآيند و يا سرويس
• تعريف و اجراي اقداماتي به منظور حذف و يا کاهش ميزان وقوع حالات بالقوه خرابي
• ثبت نتايج تحليل هاي انجام شده به منظور فراهم کردن مرجعي کامل براي حل مشکلات در آينده

در دهه 1950 اهميت مسائل ايمني و پيشگيري از حوادث قابل پيش بيني در صنعت هوا-فضا، علت اصلي پيدايش FMEA شد.

چندي بعد اين روش به عنوان ابزاري کليدي براي افزايش ايمني فرآيندهاي صنايع شيميايي مطرح شد و از آن به بعد، هدف از اجراي FMEA پيشگيري از تصادفات و اتفاقات تعريف شده است. در فوريه 1992 استاندارد SAE-J-1739 به عنوان استاندارد مرجع FMEA در صنايع خودرو معرفي شد و به دنبال آن در سال هاي اخير، توسعه سيستم هاي تضمين کيفيت در صنعت خودرو بخصوص وضع استاندارد QS-9000 در صنعت خودروي امريکا، موجب شد که استفاده از FMEA رواج بيشتري يابد.

FMEA تکنيکي تحليلي و متکي بر قانون (پيشگيري قبل از وقوع) است که براي شناسايي عوامل بالقوه خرابي بکار ميرود. توجه اين تکنيک بر بالا بردن ضريب امنيت ودر نهايت رضايت مشتري، از طريق پيشگيري از وقوع خرابي است.

FMEA ابزاري است که با کمترين ريسک، براي پيش بيني مشکلات و نقص ها در مراحل طراحي و يا توسعه فرآيندها وخدمات در سازمان به کار ميرود.

يکي از عوامل موفقيت FMEA زمان اجراي آن است. اين تکنيک براي آن طرح ريزي شده که يک اقدام قبل از واقعه باشد نه يک تمرين بعد از آشکار شدن مشکلات. به بياني ديگر، يکي از تفاوت هاي اساسي FMEA با ساير تکنيک هاي کيفي اين است که FMEA يک اقدام کنشي است، نه واکنشي. در بسياري از موارد وقتي با مشکلي مواجه مي شويم، ممکن است براي حذف آن اقدامات اصلاحي تعريف و اجرا شود. اين اقدامات، واکنشي در برابر آنچه اتفاق افتاده است. درچنين مواردي حذف هميشگي مشکل، به هزينه و منابع زياد نياز دارد، زيرا حرکت از وضعيت موجود به سمت شرايط بهينه اينرسي زيادي خواهد داشت، اما در اجراي FMEA با پيش بيني مشکلات بالقوه و محاسبه ميزان ريسک پذيري آنها، اقداماتي در جهت حذف و يا کاهش ميزان وقوع آنها تعريف و اجرا ميشود. اين برخورد پيشگيرانه کنشي است در برابر آنچه ممکن است در آينده رخ دهد و مسلماً اعمال اقدامات اصلاحي در مراحل اوليه طراحي محصول يا فرآيند، هزينه و زمان بسيار کمتري در برخواهد داشت.

علاوه بر اين، هر تغييري دراين مرحله بر روي طراحي محصول يا فرآيند براحتي انجام شده و در نتيجه احتمال نياز به تغييرات بحراني در آينده راحذف ميکند يا کاهش خواهد داد.

FMEA اگر درست و به موقع اجرا شود، فرآيندي زنده و هميشگي است. يعني هرزمان که قرار است تغييرات بنيادي در طراحي محصول و يا فرآيند توليد (يا مونتاژ) انجام گيرد بايد بروز شوند و لذا همواره ابزاري پوياست که در چرخه بهبود مستمر به کار ميرود.

هدف از اجراي FMEA جستجوي تمام مواردي است که باعث شکست يک محصول يا فرآيند ميشود، قبل ازاينکه آن محصول به مرحله توليد برسد و يا فرآيند آماده توليد شود. FMEA به تنهايي مسائل و مشکلات را برطرف نمي کند، بلکه بايد در کنار ساير تکنيک هاي حل مسئله مورد استفاده قرار گيرد.

کاربرد FMEA FMEA در هر يک از شرايط زير اجرا ميشود:

• درزمان طراحي سيستمي جديد، محصولي جديد و يا فرآيندي جديد.
• زماني که فرآيندهاي توليد و يا مونتاژ و يا يک محصول در محيطي جديد و يا شرايط کاري جديد قرار ميگيرد.
• برنامه هاي بهبود مستمر
• بيشترين کاربرد FMEA را می توان شامل موارد زير دانست:
• طراحي سيستم ها و زير سيستم ها از ابتدايي ترين مرحله (System- FMEA ).
• طراحي قطعات جديد و يا اعمال تغييرات در طرح هاي جاري(Design- FMEA).
• طراحي و يا توسعه فرآيندهاي توليد يا مونتاژ(Process-FMEA ).
• طراحي و يا توسعه فعاليت ها و ارائه خدمات( Service-FMEA ).
• طراحي ماشين آلات( Machinery-FMEA ).

تاثير FMEA بر نرخ خرابي محصول استفاده از FMEA در مراحل مختلف، موجب کاهش نرخ خرابي محصول در زمان مصرف مي شود.

• اجراي Design/ System- FMEA: فرآيند طراحي را با کاهش ميزان ريسک خرابي، استحکام مي بخشد. همچنين با تصحيح نقص ها و اشکالات طراحي محصول (يا سيستم)، ميزان خرابي را در دوره "عمر مفيد" کاهش داده، و شکست هاي محتمل در زمان فرسودگي را نيز به تعويق مي اندازد.
• اجرايProcess- FMEA: عوامل بالقوه خرابي فرآيند ساخت يا مونتاژ را که منجر به توليد محصول نامناسب ميشود، شناسايي ميکند و لذا فرآيند ساخت و توليد محصول را با کاهش ريسک خرابي،استحکام مي بخشد. PFMEA با اصلاح نقص هاي فرآيند ساخت و يا مونتاژ،نرخ خرابي هاي محصول را در دوره "عمر آغازين"محصول کاهش ميدهد.

مراحل تهيه FMEA 1. تهيه FMEA نيازمند فعاليت تيمي است .تعداد ترکيب افراد در تيم FMEA به پيچيدگي فرآيند يا محصول تحت بررسي بستگي دارد، اما معمولا بيش از 6 نفر توصيه نمی شود. در صورت پيچيدگي محصول يا فرآيند بهتر است کميته هاي متعددي تشکيل شوند و هر تيم فرعي، قسمتي از موضوع را به عهده بگيرد. تيم ها از افراد خبره که بيشترين شناخت را از محصول/فرآيند دارند، تشکيل ميشود. افرادي چون مهندسين و متخصصين طراحي، ساخت و مونتاژ، کيفيت، خدمات پس از فروش، بازاريابي و تدارکات. اين تيم ها ار مراحل آغازين کار تا زمان اجراي اقدامات پيشنهادي و بررسي نتايج آنها و نهايتا تکميل FMEA مسئوليت تمام فعاليتهاي مربوط را به عهده دارند. يکي از فوايد اين رويکرد تيمي اين است که هر فعاليتي که تعريف ميشود همواره مورد توافق همه واحدهاي سازمان خواهد بود و بنابراين اجراي آنها هيچ گونه مشکل و يا مقاومتي را در پي نخواهد داشت.

2. به منظور تکميل FMEA تيم بايد براي سوالات زير پاسخ هاي کاملي تهيه کند:

• تحت چه شرايطي محصول نمي تواند اهداف و مقاصد طراحي را برآورده سازد و يا نيازهاي فرآيند تحقق نمي يابد؟
• حالات خرابي چه تاثيري بر مشتري خواهند داشت؟
• اثر خرابي چه شدتي دارد؟(عدد شدت)
• علل بالقوه خرابي کدامند؟
• احتمال وقوع علل خرابي چقدر است؟(عدد وقوع)
• در حال حاضر چه کنترل هايي به منظور پيشگيري و يا تشخيص حالات خرابي و علل آن انجام ميشود؟
• قدرت تشخيص کنترل هاي موجود چه ميزان است؟(عدد تشخيص)
• ميزان خطر پذيري حالات بالقوه خرابي به ازاي علل مختلف چه مقداراست؟(محاسبه RPN ) منظور از عدد RPN يا Risk Priority Nnmber، نمره اولويت ريسک است.
  تشخيص × وقوع × شدت = RPN نمره اولويت ريسک

• به منظور کاهش ميزان خطر پذيري چه اقداماتي ميتواند صورت گيرد؟

FMEA به دلايل زير به عنوان سوابق محصول و يا فرآيند مستند ميشود:

1. ارتباطات به سادگي برقرار ميشود (به عنوان يک زبان مشترک براي همه افراد)

2. به عنوان يک منبع اطلاعاتي مفيد براي تهيه FMEA آتي قابل استفاده است.

3. تمامي تفکرات و نظرهاي افراد جمع آوري ميشود.

4. يکي از منابع مهم بهبود مستمر است.

 فوايد اجراي FMEA پاره اي از فوايد اجراي FMEA عبارتند از:

• بهبود کيفيت، افزايش درجه اطمينان کالا و ايمني محصولاتي که توليد خواهند داشت.
• کاهش زمان معرفي محصول به بازار.دير رفتن محصول به بازار معمولاً ناشي از بروز مسائل و مشکلاتي در مراحل نهايي طراحي و يا مراحل اوليه توليد است.اجراي FMEA با شناسايي چنين مشکلاتي در مراحل آغازين کار از وقوع آنها جلوگيري ميکند.
• نياز به تغييرات ضروري در فرآيند و يا محصول در زمان توليد انبوه کاهش مي يابد.
• بهبود تصوير سازمان در نظر مشتري، چرا که مشتري عيوب کمتري را تجربه مي کند. و موجب افزايش رقابت پذيري سازمان در بازار مي شود.
• کاهش هزينه هاي مرتبط با محصولات خراب و يا نامنطبق.
• رواج فرهنگ کارتيمي در درون سازمان.

نتيجه گيري شما اگر کارتان را بر طبق روال قبل انجام دهيد، چيزي را به دست خواهيد آورد که قبلا به دست آورده ايد. اگر سازماني از نتايج کار خود راضي است نيازي به اجراي FMEA ندارد، اما اگر مشکلاتي در پيش رو دارد، اجراي FMEA در کنار ساير تکنيک هاي حل مساله چاره ساز خواهد بود.

مطلبی که ارائه شد معرفی اجمالی از FMEA بود برای دوستانی که علاقمند به یادگیری کامل آن هستند فایلی آموزشی برای دانلود گذاشته می شود. امیدوارم که مفید واقع گردد.

دانلود فایل آموزشی آناليز حالات بالقوه خرابي FMEA

برای کاملتر شدن مطلب نمونه ای از فرمهای بکار گرفته برای بگارگیری FMEA  نیز برای دانلود گذاشته می شود.

دانلود فرمهای آناليز حالات بالقوه خرابي FMEA

 منبع : وبلاگ اقای بهروز اکرمی